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Faktura und Backoffice

Derya Dede

Wie wird in einer Apotheke eigentlich sichergestellt, dass immer genug Produkte vorhanden sind und die richtigen Arzneimittel versendet werden? Die Teams aus dem Backoffice und der Faktura sind täglich damit beschäftigt, diesen Fluss an Waren zu gewährleisten und den Versand der Heilmittel reibungslos zu organisieren. Derya Dede, PKA+, gibt hier einen Einblick in den spannenden Tätigkeitsbereich dieser Teams.

Im Gespräch

Wie sieht die tägliche Arbeit in der Klösterl-Apotheke im Backoffice und in der Faktura aus?

Im Backoffice organisieren wir besonders den Warenfluss. Das heißt, wir tätigen den Wareneinkauf und kontrollieren dann den Eingang der Medikamente und Präparate, überprüfen das Lager, damit alles jederzeit und rechtzeitig und in der richtigen Menge vor Ort in der Apotheke ist und natürlich in den Systemen richtig verbucht ist. Darüber hinaus bestücken wir die Frei- und Sichtwahl in der Offizin und kümmern uns so um eine tolle Präsentation der Produkte.

Ein weiterer Punkt unserer Arbeit ist die Preiskalkulation für die Produkte. Das beginnt bereits beim Einkauf, wo wir vorausschauend bereits darauf achten, wann wir wie viele Arzneimittel kaufen und auch zu welchen Konditionen.

Wir haben hier in der Apotheke auch einen Roboter. Dieser sucht den Mitarbeitenden in der Offizin immer die richtigen Medikamente heraus. Wir sind regelmäßig mit dessen Wartung und Pflege beschäftigt: neue Produkte einpflegen, Kontrolle der Verfallsdaten, Prüfung des Lagerbestandes, uvm.

Auch wenn der Hauptbestandteil der Arbeit der PKAs wirtschaftlicher Natur ist, helfen sie auch unterstützend in der Herstellung mit, wie beim Abfüllen von Kapseln.

Hier in der Apotheke ist das teamübergreifende Arbeiten sehr wichtig. Wir sind alle sehr miteinander vernetzt und daher arbeiten wir beispielsweise auch eng mit dem Team aus der Offizin zusammen und unterstützen sie in deren Arbeit.

In der Faktura geht es vor allem um das Zusammenstellen der Bestellungen, die die Apotheke erreichen. Dafür wird jeden Tag von uns die Post bearbeitet. Es ist ein ziemlich komplexer und inzwischen gut eingeübter Prozess, den ein Produkt – vor allem ein individuell von uns hergestelltes – von der Bestellung über die Herstellung beziehungsweise seinen Lagerplatz bis ins Paket zurücklegt. Da greifen viele Rädchen ineinander.

Ein nicht unerheblicher Teil davon ist neben dem Zusammenstellen der Bestellungen auch das Ausstellen der Rechnungen und das Abwickeln der Bezahlungsvorgänge. Jeder dieser Schritte bedarf Gewissenhaftigkeit und mehrmaliger Kontrollen – schließlich soll jede Bestellung richtig und korrekt die Apotheke verlassen. Dafür sind unsere Teams natürlich eng mit allen anderen Abteilungen im Austausch, neben der Offizin auch mit dem Backoffice, der Auftragszentrale und natürlich der Versandabteilung.

Was macht das Arbeiten für dich hier so besonders?

Ich finde das Arbeiten in der Klösterl-Apotheke jeden Tag sehr motivierend. Im Backoffice und in der Faktura arbeiten wir sehr organisiert und strukturiert, das gefällt mir. Alle wissen, was zu tun ist und packen mit an. Das ist ein toller Spirit, so macht es hier einfach Freude.

Auch mag ich es, meine beiden Teams, die ausschließlich aus PKAs bestehen, zu leiten und mit ihnen jeden Tag neue Aufgaben anzugehen.

Was sollte man für die Arbeit in der Klösterl-Apotheke und speziell im Backoffice und der Faktura mitbringen?

Für das enge Zusammenarbeiten ist Teamfähigkeit als Eigenschaft sehr wichtig, das gilt wirklich für die gesamte Apotheke. Da sich Pläne und Abläufe immer auch mal ändern können, ist zudem auch Flexibilität gefragt. Das bedeutet für uns hier, auf neue Situationen schnell und organisiert reagieren zu können. Und natürlich sind eine gewisse Belastbarkeit und Zuverlässigkeit nicht verkehrt. Damit der Lagerbestand korrekt ist und Lieferungen den Aufträgen entsprechen, ist eine genaue und auch selbstständige Arbeitsweise sehr hilfreich.

Danke, liebe Derya, für das Gespräch!


+ PKA

Pharmazeutisch-kaufmännische*r Angestellte*r